Evenimentele si adunarile care presupun participarea unui numar mare de persoane pot contribui la raspandirea virusului COVID-19. Celor care organizeaza conferinte, festivaluri, parade, concerte, evenimente sportive, nunti le este recomandat sa urmeze anumiti pasi pentru reluarea activitatii, daca situatia o permite.

Aceste indrumari provizorii sunt destinate organizatorilor si personalului responsabil de planificarea evenimentelor. O adunare in masa este un eveniment planificat sau spontan si presupune participarea unui numar mare de oameni.

Crearea unui plan de urgenta pentru organizarea de evenimente va poate ajuta sa va protejati sanatatea, pe cea a participantilor la eveniment, dar si a intregii comunitatii.

Acest ghid sugereaza strategii pentru a va ajuta sa planificati si sa implementati masuri de protectie pentru toti cei care participa la un astfel de eveniment.

Mai jos sunt prezentate cateva elemente pe care organizatorii ar trebui sa le ia in calcul atunci cand iau decizii cu privire la amanarea sau anularea unui eveniment.

1. Conditii in care se amana sau se anuleaza desfasurarea unui eveniment:

• Numarul total de participanti. Evenimentele mai mari (de exemplu, de peste 250 de persoane) prezinta mai multe riscuri de contaminare si transmitere a virusului.
• Numarul de persoane care prezinta un risc ridicat de a dezvolta complicatii in cazul imbolnavirii de COVID-19. Persoanele in varsta si cele cu afectiuni cronice sunt mult mai expuse acestui risc.
• Participarea unui numar mare de persoane intr-o zona inchisa. Pe baza a ceea ce se stie in prezent despre virus, raspandirea de la persoana la persoana se intampla cel mai frecvent in timpul contactului apropiat.
• Impactul economic potential asupra participantilor, personalului, dar si asupra comunitatii.
• Nivelul de contaminare in comunitatea respectiva, dar si nivelul de transmitere a virusului in zonele in care vor calatori participantii. Pentru a intelege mai bine nivelul de transmitere a virusului in comunitatea dumneavoastra (si in comunitatile in care vor calatori participantii), consultati Ministerul Sanatatii.
• Identificarea de modalitati prin care se poate reduce semnificativ numarul de participanti. De exemplu, pentru evenimente sportive sau concerte scolare, organizatorii ar putea lua in considerare organizarea evenimentului, dar reducerea semnificativa a numarului de participanti.

1.1 Recomandari pentru situatii de transmitere a virusului la un nivel minimum sau moderat:

• Anulati evenimentele mari din intreaga comunitate sau organizati evenimente de anvergura mai mica.
• Anulati adunarile cu mai mult de 10 persoane pentru organizatiile care sprijina zone cu risc ridicat de infectare.

1.2 Recomandari pentru situatii de transmitere a virusului la un nivel ridicat:

• Anulati adunarile in masa, indiferent daca evenimentele sunt de dimensiuni mici sau mari.

2. Pasi pentru a planifica, pregati si desfasura evenimente cu numar ridicat de participanti:

Detaliile planului dumneavoastra de urgenta ar trebui sa se bazeze pe dimensiunea si durata evenimentelor organizate, demografia participantilor, complexitatea activitatilor din timpul evenimentelor, dar si pe tipul de servicii pe care le oferiti in timpul evenimentului.

• Stabiliti o intalnire cu persoana care coordoneaza operatiunile de urgenta sau cu echipa care se ocupa de organizarea evenimentului. Discutati despre planul de urgenta si determinati cum pot aceste elemente sa afecteze evenimentul dumneavoastra (personalul, paza, serviciile, activitatile si resursele de la eveniment).
• Stabiliti relatii cu partenerii locali din comunitatea respectiva. Atunci cand incheiati relatii cheie pentru evenimentele dumneavoastra, includeti parteneri relevanti, cum ar fi Ministerul Sanatatii, liderii comunitari, organizatiile religioase, furnizori, spitale, hoteluri, companii aeriene, companii de transport si forte de ordine. Identificati clar rolul, responsabilitatile si autoritatea decizionala a fiecarui partener. Participati la activitatile de pregatire pentru situatii de urgenta in comunitatea respectiva. Integrati strategii de preventie in planul dumneavoastra de urgenta.
• Promovati zilnic diverse actiuni preventive. Folositi afise cu instructiuni despre protejarea sanatatii in acest context, pentru a incuraja personalul si participantii la eveniment sa sustina masurile de preventie si protectie. Luati in considerare afisarea de instructiuni pe tot parcursul evenimentului, pentru a preveni raspandirea virusului. Aceste recomandari includ:
  • Ramaneti acasa cand sunteti bolnav, cu exceptia cazurilor de ingrijire medicala.
  • Purtati masca de protectie. Dupa ce tusiti sau stranutati, aruncati masca in cosul de gunoi.
  • Spalati-va des pe maini cu apa si sapun, timp de cel putin 20 de secunde, mai ales dupa ce mergeti la baie; inainte de a manca si dupa ce va suflati nasul, tusiti sau stranutati. Daca sapunul si apa nu sunt disponibile, folositi un produs dezinfectant care sa contina cel putin 70% alcool.
  • Evitati sa va atingeti ochii, nasul si gura cu mainile nespalate.
  • Curatati zilnic suprafetele si obiectele atinse frecvent.
• Luati in considerare afisarea de recomandari care sa descurajeze aceste contactul fizic in timpul evenimentului. Strangerile de mana sunt des intalnite in cadrul adunarilor si a evenimentelor Dar, in acest context, strangerile de mana pot fi modalitati prin care COVID-19 se transmite de la persoana la persoana. Ca o modalitate de scadere a riscului de infectare.
• Furnizati personalului si participantilor la eveniment materiale de preventie COVID-19. Asigurati-va ca puneti la dispozitia celor prezenti la eveniment: produse de igienizare a mainilor cu 70% alcool, masti, cosuri de gunoi si produse de curatare si dezinfectare. Curatati cu detergent si apa inainte de dezinfectare suprafetele si obiectele atinse frecvent, in special suprafetele care sunt vizibil murdare. Dezinfectati cu substante pe care le utilizati de obicei. Folositi toate produsele de curatare conform instructiunilor de pe eticheta.
• Planificati dinainte redistribuirea sarcinilor in cazul in care exista imbonaviri in randul personalului. Dezvoltati si implementati politici flexibile de prezenta la munca, dar si de concedii medicale. Personalul evenimentului trebuie sa stea acasa cand este bolnav sau este nevoie sa ingrijeasca membri bolnavi ai familiei sau pentru a supraveghea copiii, atunci cand scolile se inchid temporar. Permiteti personalului sa lucreze de acasa (cand este posibil). Oferiti instructiuni despre cum si cand sa revina angajatii in siguranta la munca.
• Implementati politici flexibile de prezenta si de concediu medical (daca este posibil) pentru personal.
• Luati in considerare alternative pentru personalul si participantii care prezinta un risc crescut de a dezvolta complicatii in cazul imbolnavirii de COVID-19. Organizatorii de evenimente pot avea in vedere redistribuirea task-urilor pentru personalul vulnerabil (de exemplu sa-i protejeze printr-un contact scazut cu alte persoane). Persoanele din grupurile cu risc mai mare ar trebui sa se consulte cu medicul de familie inainte de a participa la evenimente mari. Luati in considerare restituirea banilor acelor persoane care nu mai pot participa la eveniment, din cauza riscului ridicat de imbolnavire.
• Afisati si promovati mesaje care descurajeaza persoanele bolnave sa participe la eveniment. Aceasta ar putea include mesaje trimise participantilor pe email inainte de eveniment sau instructiuni care solicita persoanelor cu simptome de COVID-19 (febra, tuse si dificultati de respiratie) sa paraseasca evenimentul.
• Alocati un spatiu care poate fi utilizat pentru a izola personalul si participantii care se imbolnavesc in timpul evenimentului. Implicati parteneri, precum spitalele locale, pentru a crea un plan de tratare a personalului si a participantilor care nu locuiesc in apropiere. Includeti un plan pentru separarea si ingrijirea persoanelor vulnerabile. Daca vreun membru al personalului sau participant se imbolnaveste in timpul evenimentului, separati-l de ceilalti cat mai curand posibil. Stabiliti proceduri pentru a ajuta personalul bolnav sau participantii sa paraseasca evenimentul cat mai curand posibil. Oferiti-le masti curate, de unica folosinta, pe care sa le poarte. Daca este nevoie, contactati serviciile de urgenta pentru cei care au nevoie de ingrijiri de urgenta. Transportul public in comun si taxiurile ar trebui evitate de catre persoanele bolnave, iar mastile de unica folosinta ar trebui purtate permanent de catre persoanele bolnave.
• Planificati modalitati de a limita contactul direct pentru personalul care organizeaza evenimentul. Oferiti personalului optiunea de a lucra de la distanta atunci cand se poate, folosind e-mailul si organizand intalniri prin telefon sau videocall. Reduceti numarul de membrilor echipei, daca este posibil.
• Dezvoltati politici de restituire a banilor pentru participanti. Creati politici de restituire a banilor care sa permita participantilor flexibilitatea de a ramane acasa atunci cand sunt bolnavi sau au nevoie sa ingrijeasca membrii bolnavi ai gospodariei.
• Identificati actiunile necesare, care trebuie intreprinse, in cazul in care evenimentul se amana pentru o alta data sau se anuleaza. Daca este posibil, planificati modalitati alternative pentru ca participantii sa se bucure de eveniment, online de exemplu.

3. Comunicarea in contextul pandemiei de COVID-19

• Informati-va despre evolutia virusului in comunitatea dumneavoastra. Obtineti informatii actualizate de la autoritati, despre activitatea locala si masurile de protectie impotriva COVID-19. Fiti la curent cu inchiderile temporare ale scolilor din zona dumneavoastra, deoarece acestea ar putea afecta disponibilitatea personalului care organizeaza evenimentul.
• Actualizati si distribuiti informatii precise de urgenta in timp util. Identificati toti membrii implicati in procesul de comunicare (personalul evenimentelor, participantii, furnizorii si partenerii cheie din comunitate) si stabiliti un sistem eficient de schimb de informatii cu acestia. Utilizati platforme specifice de comunicare rapida.
• Identificati si solutionati potentialele bariere lingvistice, culturale si cele ale persoanelor cu dizabilitati de comunicare. Informatiile pe care le impartasiti ar trebui sa fie usor de inteles pentru toti cei care participa la eveniment.

4. Follow-up si masuri de evaluare a eficientei dupa stingerea unui focar COVID-19

Un focar de COVID-19 ar putea dura o perioada mai indelungata. Cand Ministerul Sanatatii stabileste ca focarul s-a incheiat in comunitatea dumneavoastra, stabiliti intalniri cu partenerii locali pentru a relaxa masurile de preventie in cadrul evenimentelor dumneavoastra. Daca evenimentele pe care le-ati organizat au fost anulate, discutati cu partenerii locali despre eventualitatea reprogramarii acestora.

4.1 Evaluati eficienta masurilor de urgenta si a planurilor de comunicare pe care le-ati utilizat in timpul focarului de COVID-19:

• Intalniti-va cu coordonatorul operatiunilor de urgenta sau cu echipa oraganizatoare pentru a discuta lectiile invatate. Notati feedback-ul primit de la personalul evenimentului, de la participanti (daca este posibil) si de la partenerii locali, pentru a imbunatati planul de urgenta. Identificati orice scapari pe care le-a avut planul initial si orice nevoi legate de alocarea pe viitor de resurse suplimentare.
• Mentineti si extindeti echipa organizatoare. Cautati modalitati de extindere a parteneriatelor comunitare. Identificati agentii sau parteneri care sa va ajuta sa va pregatiti pe viitor pentru eventuale focare de boli infectioase si incercati sa-i adaugati la echipa dumneavoastra deja existenta.
• Participati la activitati de pregatire pentru situatii de urgenta in comunitatea din care faceti parte.

Centrul pentru Controlul si Preventia Bolilor (CDC), SUA